1-Establecer un presupuesto
Cuando se decide realizar un evento o una formación que no es en un lugar habitual como la empresa, es importante conocer hasta cuánto nos podemos gastar en alquilar una sala para su celebración. En función del límite de coste, podremos dirigirnos a unas salas o a otras y el proceso de selección será más sencillo.
2-Definir las necesidades y requerimientos técnicos
Hay que valorar todos los requerimientos a la hora de elegir un espacio para nuestro evento o formación como por ejemplo: conocer con antelación el número de asistentes, si será necesario disponer de mesas o qué tipo de disposición necesitaremos para los ponentes o formadores, si se necesitará intérprete en el caso de un ponente extranjero, etc. También es importante hoy en día y más a raíz de la pandemia, decidir si se va a retransmitir por streaming o no. Si es así, hay que recopilar toda la información referente al sistema de la sala para hacer conexiones en directo, si se dispone de un software para emitir la señal y hacer el streaming o si será retransmisión de Youtube a través de la cuenta del organizador del evento, etc. Por último, alguien debe encargarse de la parte técnica para que todo funcione correctamente el día de la jornada. Además, deberán realizarse las pruebas necesarias antes del evento con suficiente antelación para evitar cualquier tipo de problema.
